그러나 일부 회사들은 직원들의 자리를 지정하지 않는다. 이런 회사에 다니는 직원들은 매일 출근하기 전에 반드시 그들의 작업 공간을 예약해야 한다.
평범한 워킹 스테이션이건, 회의실이건, 아니면 일반적으로 중역들에게나 주어질 법한 조용한 개인 사무실이건 직원들은 직위의 높고 낮음에 상관없이 그날의 업무 성격에 맞는 곳을 골라 사용한다. 어떤 사무공간이건 먼저 예약하는 사람이 임자다.
이처럼 형편에 맞춰 사무공간을 사전에 예약하는 근무방식을 호텔링(hoteling)이라고 부른다.
호텔링만 해도 파격적인 방식임이 분명하지만 자리예약제의 ‘완결판’은 아니다. 여기서 한발 더 나아간 극단적인 사무공간 운용체계가 비치 타월링(beach toweling)이다.
비치 타월링을 시행하는 회사는 자리예약을 일체 받지 않는다. 직원들은 오는 순서대로 원하는 자리를 골라잡아 일을 시작한다.
자리를 잡고 일을 하다 두어 시간 동안 볼일을 보러 나가야 할 때에는 자신의 물건을 몽땅 싸들고 가야 한다. 물론 사무실로 다시 돌아오면 아무 데나 빈자리를 찾아 앉는다.
해수욕을 갔을 때 마음에 드는 곳에 비치타월을 깔아 ‘내 자리’로 삼는 것과 마찬가지다.
호텔링이나 비치 타월링은 새로운 개념이 아니지만 최근 들어 직원들의 ‘원거리 근무’를 허용하는 기업들이 늘어나면서 강한 탄력을 받고 있다.
이런 타입의 사무공간 운영체계는 최소한 전체 직원의 4분의 1 이상이 재택근무를 하는 등 사무실 밖의 장소에서 일하는 경우에 제 기능을 발휘한다.
사무실 운용체계 상담업체인 ‘Work+LifeFit’의 대표 칼리 요스트는 “호텔링 방식을 도입하면서 직원들 모두가 주 5일 사무실에 나올 것으로 기대하는 얼빠진 고용주는 없다”고 말했다.
호텔링과 비치 타월링은 고용주의 재정적 부담을 덜어준다. 사무실을 차리기 위해 부동산을 렌트하거나 구입할 필요가 없기 때문이다. 게다가 책상을 비롯한 사무실 집기도 직원 수만큼 갖다 놓을 이유가 없다.
대다수의 봉급쟁이들은 호텔링와 비치 타월링에 호의적이다.
작업환경에 만족하면 생산성이 증가하는 것은 당연한 이치다.
직원들은 사무실 안이건 바깥이건 원하는 장소에서 일할 수 있다는 사실에 만족해한다. 융통성과 재량권의 확대는 봉급쟁이들의 꿈이다.
뿐만 아니라 호텔링은 사무실의 권력구조를 편평하게 만든다. 그 누구에게도 창문이 달린 전망 좋은 사무실이 주어지지 않는다. 어떤 방이건 먼저 예약하는 사람이 그날의 임자다.
물론 호텔링이나 비치 타월링을 싫어하는 사무원들도 있기 마련이다. 사람은 원래 익숙함을 좋아하는 ‘습관의 동물’이다.
이 점을 감안, 타월링을 시행하는 거의 모든 기업들은 주당 최소한 3일 이상 사무실로 출근하는 직원에게 원하는 경우 같은 장소를 장기 예약할 수 있도록 허용한다. 단 장기예약자가 회사에 출근하지 않는 날에는 누구나 그 자리에 앉을 수 있다.
지정된 사무공간이 없으면 당장 개인사물을 어디에 놓아두느냐라는 문제가 대두된다.
이 문제에 대한 해결책으로 기업들은 라커를 제시한다. 사물보관함을 따로 만들어두면 물리적 저장공간을 둘러싼 이슈가 해소된다.
업무의 성격상 같은 공간을 자주 이용해야 한다면 데스크 옆에 서류함을 한 두 개 비치하는 것으로 충분하다.
일반적으로 전문가들은 서류를 비롯한 개인 저장물을 전자형태로 보관할 것을 강력히 권한다.
다른 동료들이 어디서 일하는지 추적하는 것도 문제다. 호텔링이 어수선하고 비효율적인 경험이 되지 않기 위해서는 직원들 사이에 원활한 커뮤니케이션과 훈련이 필요하다.
직원들은 가장 효과적으로 일할 수 있는 장소가 어디인지에 대한 ‘감’을 가질 필요가 있다.
여럿이 함께 팀을 이뤄 일하는 경우엔 어느 장소가 ‘명당’인지에 관한 팀원들의 견해가 일치해야 한다. 물론 원활한 의사소통을 가능케 해주는 테크놀로지는 필수다.
사무실의 물리적 공간이 너무 시끄럽고 산만하면 직원들은 아무 일도 하지 못한 채 방황하고 있다는 느낌을 가질 수도 있다.
모빌 워킹 관련상품을 생산하는 시트릭스는 비치 타월링을 지원하는 방식으로 사무실 전체를 꾸몄다.
공동 프로젝트를 수행하는 팀을 위해 사무실 안에 몇 개의 데스크를 비치한 방과 개인용 프라이빗 부스를 설치했고 벽난로 주위에 여러 명이 앉을 수 있는 소파를 배치했다. 소형 브리핑룸도 만들었다. 뿐만 아니라 옥상정원을 조성해 원하는 사람은 야외에서 일할 수 있도록 했다.
시트릭스의 사무공간 배치 담당 디렉터인 나탈리 램버트는 여럿이, 또는 혼자 일할 수 있는 다양한 공간을 마련했다며 “하지만 내 경우 방해를 받지 않고 집중해야 할 업무가 있을 때에는 주로 재택 근무를 한다”고 말했다.
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